7 ошибок, которых необходимо избегать при составлении деловых писем

Каждому из нас хоть раз в жизни приходилось сожалеть о своих словах – словах, которые могли звучать обидно, были сказаны не вовремя или неправильно истолкованы. Слово – не воробей, плохо, когда оно уже сказано, но если оно было еще и написано и отправлено по электронной почте, последствия могут быть еще плачевнее. Ваши просчеты или неграмотность будут возникать снова и снова.

Предлагаем вам список, включающий 7 ошибок, которых необходимо избегать при составлении деловых писем.

Несоблюдение формальностей

Деловые письма должны быть максимально формальны и безупречны с точки зрения грамматики. Сплошным строчным буквам, текстовым сокращениям («зна4ит», «ЕМНИП», «спс») или неформальным приветствиям вроде «Хай!» здесь не место. Отдельно следует отметить так называемые «смайлики». «Это не школа, а собеседник – не ваш хороший приятель», - поясняет Эди Биттан, генеральный директор OwnerListens – компании, занимающейся вопросами налаживания личного контакта между бизнесом и заказчиками во избежание появления негативных отзывов онлайн.

Многословные просьбы и объяснения

Биттан также не приветствует многословные просьбы или объяснения по email: «Люди обычно заняты, будьте краткими в своих комментариях. Никому не интересны ваши пространные пояснения, почему у вас спустила шина по дороге на работу, просто скажите, что вы опаздываете».

Разногласия

Если между вами и вашим коллегой возникли какие-либо разногласия, консультант по вопросам карьерного роста Фарнуш Брок рекомендует поговорить с ним лично. Не видя собеседника, очень легко потерять контроль над собой и напечатать слова, которые вы бы никогда не сказали с глазу на глаз. Кроме того «недопонимание, которое может возникнуть, исходя из написанного сообщения, может еще больше усложнить и без того непростую ситуацию».

Негативные высказывания

Кроме того, по мнению Брок, какие-либо жалобы или вопросы касательно ваших коллег лучше обсуждать вживую: «Это не только для того, чтобы избежать сплетен, что, впрочем, следует делать как онлайн, так и в реальности. Дело в том, чтобы избежать негативных оценок и обсуждений другого человека. Оставьте подобные темы для разговоров при личной встрече».

Увольнение

Увольнение по собственному желанию по email может быть и оправдано в каких-то случаях, но это непрофессионально, и тем самым есть вероятность сжечь нужные мосты. По словам Брок иногда допустимо принять предложение о работе по электронной почте, но увольняться таким способом неверно: «Будьте профессионалом и позвоните своему начальнику, чтобы обсудить вопрос лично. Так вы сохраните себе репутацию для возможных деловых отношений в будущем».

Лишние «дежурные» слова, которые портят все впечатление

Зачастую стремясь выглядеть вежливым и открытым для общения, можно переусердствовать и оказать самому себе медвежью услугу. Когда вы произносите такие не несущие смысловой нагрузки фразы, как «Прощу прощения за беспокойство, но …» или «Возможно я ошибаюсь, но …» складывается впечатление, что вы не уверены в себе или что вам не хватает навыков или опыта.

«Никогда не задавайте в деловом письме вопроса «Это понятно?». Лучше спросите себя самого до того, как отправить письмо», - советует Эмили Конучи, директор по контенту и коммуникациям маркетинговой компании Emma. Если вам кажется, что ваше сообщение сформулировано не очень понятно, отредактируйте его перед отправкой.

Письма, идущие вразрез корпоративному кодексу поведения

«У каждой компании свои привычки», - говорит Келли Колдвелл, декан факультета Gotham Writers’ Workshop. И любые отступления от принципов при составлении писем могут привести к катастрофическим последствиям. В некоторых компаниях личные разговоры или пересылка частной информации по email запрещены. «При этом в других компаниях, если вы не сделали комплимент, не поинтересовались здоровьем чьего-либо отца, не осведомились, как продвигается «тот самый ужасный проект» или не продемонстрировали свою заинтересованность в жизни коллег, вы легко можете прослыть замкнутым человеком, если не хуже. Последствия этого – недоверие и остракизм - также могут оказаться губительными для вас». Следуйте принятым корпоративным принципам и не откланяйтесь от курса.